Qué es la migración de Excel a un programa de facturación y cómo hacerla sin perder el histórico
Publicado el 7 de julio de 2026 · cómo documentamos este artículo
En este artículo (7 apartados)
Muchísimos autónomos en España siguen facturando con una plantilla de Excel o Word. Es una forma de trabajar completamente legal hoy, pero que se queda fuera del ámbito técnico de Verifactu porque no es un "sistema informático de facturación" en el sentido del reglamento, y a la vez implica más riesgo de errores y menos trazabilidad. Migrar antes de 2027 es, para la mayoría, la decisión más razonable.
Por qué no conviene dejarlo para el último mes
Migrar de Excel a un programa de facturación implica trasladar tu histórico de clientes, tu numeración de facturas y, en muchos casos, tu forma de organizar la información. Hacerlo con prisa, en junio de 2027, multiplica el riesgo de errores justo antes de que empiece a aplicarte la obligación.
Paso 1: ordena tu Excel antes de migrar nada
Antes de mover nada a un programa nuevo, limpia tu propio archivo: asegúrate de que la numeración de facturas es correlativa y sin huecos, que los datos de tus clientes (NIF, dirección) están completos, y que tienes claro cuál es la última factura emitida de cada serie.
Paso 2: elige el programa con el histórico en mente
No todos los programas de facturación importan igual de bien datos de Excel. Antes de decidirte, pregunta específicamente:
- Si aceptan importar clientes y facturas antiguas desde una plantilla de Excel (y en qué formato exacto la necesitan).
- Si ese servicio de migración tiene algún coste adicional.
- Si mantienen la numeración original de tus facturas antiguas o empiezan una serie nueva (lo habitual y más correcto es empezar una serie nueva a partir de la fecha de migración, conservando el histórico antiguo como archivo, no reeditándolo).
Paso 3: convive con los dos sistemas un tiempo
Un patrón que funciona bien en la práctica: durante 2-4 semanas, sigue llevando tu Excel en paralelo mientras aprendes el programa nuevo, y compara que ambos cuadren. Una vez tengas confianza, abandona el Excel y factura solo desde el sistema nuevo.
Paso 4: no reescribas facturas antiguas en el sistema nuevo
Si decides introducir manualmente tus facturas antiguas en el nuevo programa (en lugar de solo importarlas como archivo histórico), hazlo con la fecha original de cada una, nunca con la fecha de la migración: alterar fechas de documentos ya emitidos es un problema serio de cara a una inspección.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel como apoyo interno aunque facture con un programa?
Sí, muchos autónomos mantienen un Excel de control de cobros o de tesorería en paralelo; lo que cambia es que la emisión oficial de la factura debe hacerse a través del sistema conforme, no en la plantilla de Excel.
¿Cuánto tiempo lleva una migración típica?
Depende del volumen de histórico, pero para un autónomo con unas pocas decenas de clientes, un proceso ordenado suele completarse en 1-3 semanas, incluyendo el periodo de convivencia entre ambos sistemas.
¿Pierdo valor legal en mis facturas antiguas de Excel al migrar?
No, las facturas ya emitidas siguen siendo válidas tal y como se emitieron; solo tienes que conservarlas correctamente durante el plazo legal (recomendado: 6 años), estén en el formato que estén.