Software de facturación

Cómo cambiar de programa de facturación sin perder tu histórico

Publicado el 19 de julio de 2026 · cómo documentamos este artículo

Cambiar de programa de facturación (no desde Excel, sino de un sistema a otro ya digital) es una operación distinta a la migración inicial, y tiene sus propios riesgos: numeraciones que se solapan, clientes duplicados, o histórico que no llega a exportarse del todo.

Paso 1: exporta todo tu histórico del sistema antiguo

Antes de cancelar cualquier suscripción, exporta:

• El listado completo de facturas emitidas, con sus PDF originales si es posible.
• El listado de clientes, con sus datos fiscales completos.
• Los datos de tu catálogo de productos o servicios, si los usas.

Guarda estas exportaciones en un lugar seguro, con copia de seguridad, antes de dar cualquier paso más.

Paso 2: define el punto de corte de numeración

Este es el paso técnico más delicado. Decide una fecha y un número de factura concretos a partir de los cuales empezarás a facturar con el sistema nuevo, y asegúrate de que no hay solapamiento con la numeración que ya usaste en el sistema antiguo. Lo habitual y más correcto es empezar una serie nueva (por ejemplo, añadiendo un año o una letra distintiva) en lugar de continuar la numeración exacta de otro sistema.

Paso 3: importa clientes y catálogo al sistema nuevo

Antes de importar facturas históricas (si decides hacerlo, más allá de conservarlas como archivo), importa primero tu base de clientes y de productos, para evitar duplicados y errores de referencia cruzada.

Paso 4: mantén el sistema antiguo accesible durante el plazo de conservación legal

No canceles ni borres el acceso al sistema antiguo de inmediato: necesitas poder consultar (y, si te lo requieren, aportar) tus facturas antiguas durante el plazo de conservación legal, que en la práctica conviene fijar en 6 años. Si el proveedor antiguo cobra por mantener el acceso, valora al menos exportar toda la información en un formato que puedas conservar tú mismo (PDF + un archivo estructurado tipo CSV o Excel).

Paso 5: haz una prueba de "convivencia" antes del cambio definitivo

Igual que en una migración desde Excel, es buena práctica emitir las primeras facturas del sistema nuevo en paralelo, comprobando que todo cuadra (numeración, datos fiscales, cálculo de IVA y retenciones) antes de dar por cerrado el sistema antiguo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos numeraciones de factura activas a la vez, una en cada sistema, durante la transición?
No es recomendable mantenerlo más allá de unos días de solapamiento controlado: lo correcto es cerrar limpiamente la serie del sistema antiguo y abrir una serie nueva claramente diferenciada en el sistema nuevo.

¿Qué pasa si mi proveedor antiguo no permite exportar todo el histórico?
Es una señal de alarma seria sobre ese proveedor; intenta obtener al menos los PDF de cada factura de forma individual antes de cancelar el servicio, y valora dejarlo por escrito como reclamación si el contrato preveía la exportación de datos.

¿Cambiar de software cerca de la fecha límite de Verifactu es más arriesgado?
Sí, notablemente: cualquier migración conlleva un periodo de ajuste, y hacerlo justo antes de que empiece a aplicarte una obligación legal nueva multiplica el riesgo de errores en el peor momento posible.